10 Tricks der Medienprofis

Individuell vorbereiten

Als Profi überlassen bei wichtigen Präsentationen nichts dem Zufall. Gleichzeitig haben Sie wenig Zeit? Kein Problem: Die Communications Experts gehen Ihnen zur Hand. Wir bereiten Ihre Slides professionell auf, allenfalls auch unter Zuzug von professionellen Grafikern. Wir gehen mit Ihnen die Präsentation im Vorfeld durch, bis sie sitzt. Auch am Wochenende. Oder am Abend noch. Und wir begleiten Sie auf Wunsch an der Präsentation selbst. Und sorgen dafür, dass die kleinen Details stimmen, die am Schluss den Unterschied ausmachen.

Je früher Sie uns kontaktieren, umso mehr Zeit bleibt uns, um Ihre Präsentation zu perfektionieren!

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Literaturtipps

Über Präsentationstechnik ist in den letzten Jahren sehr viel publiziert worden. Vieles erscheint uns dafür gedacht, Präsentationsanfängern die Basics beizubringen. Diese Werke hier haben es hingegen darauf angelegt, einen wirklichen Unterschied zu machen.

 

Reynolds, Garr:

Presentation ZEN. Simple Ideas on Presentation Design and Delivery.

ISBN-10: 321-52565-58. News Riders, 2008. CHF 45.80.

Autor Garr Reynolds ist eine aussergewöhnliche Figur. Früher Apple-Manager in Cupertino, lebt und arbeitet er heute als Professor in Japan. Dort unterrichtet er Management und bildet sich ständig in ZEN weiter. Sein Werk, das unterdessen auch in einer deutschen Übersetzung erhältlich ist, vertritt die zentrale Aussage der Reduktion. Weniger Bulletpoints, mehr Bilder. Ein überragendes Inspirations-Buch.

Frenzel, Karolina, Müller, Michael, Sottong, Hermann:

Storytelling. Das Praxisbuch.

ISBN-10: 3-44640698-0. Hanser, 2006. CHF 34.50.

Dieses Buch ist so etwas wie das Standardwerk über Storytelling im deutschsprachigen Raum. Es erklärt die Technik, bringt Beispiele für gute und weniger gelungene Storys, sodass Sie zum Schluss nicht nur wissen, worauf es ankommt, sondern es auch gleich selbst umsetzen können.

Pöhm, Matthias:

Präsentieren Sie noch oder faszinieren Sie schon? Der Irrtum Powerpoint.

ISBN-10:3-636-06265-4. MVG Verlag, 2006. CHF 34.50.

Matthias Pöhm ist polemisch, dogmatisch und entsprechend umstritten. Man muss ihm aber lassen, dass seine Kritik auf den Punkt kommt: Warum, fragt sich Pöhm, sind so viele Präsentationen langweilig? Wegen Powerpoint. Sagt er. Daraus erwickelt er sein Anti- Powerpoint-Programm, das vor allem auf der Metaplan-Technik und dem Flipchart basiert.

Präsentationen,
mit denen Sie sich abheben

Die professionelle Medienindustrie kennt viele Techniken, wie Inhalte attraktiv aufbereitet werden können. Muss sie auch: In keinem anderen Business wird so hart um die Aufmerksamkeit des Publikums gekämpft.

Mit diesen zehn Tipps machen Sie sich das Wissen der Medienprofis für Ihre Präsentationen zunutze.

1. Mit Inhalten einsteigen, nicht mit Formalitäten

Moderne Nachrichtenshows im Fernsehen beginnen heute mit Inhalten. Erst Signet, dann Begrüssung, dann Inhaltsübersicht? Das war früher. Heute beginnt die Show mit Inhalt, Inhalt, Inhalt. Beispiel TAGESSCHAU: Schon nach drei Sekunden Intro folgt das Sommaire mit Inhalten.

Bei Unterhaltungsprogrammen sowieso: Die Handlungsstränge werden eingeführt, bevor überhaupt ein Signet mit Erkennungsmelodie kommt. Damit ist das Interesse geweckt. Fazit: Auch Ihre Zuhörer werden Ihnen wesentlich mehr Aufmerksamkeit schenken, wenn Sie gleich zur Sache kommen. Und erst dann zu den Formalien übergehen: Begrüssung, Vorstellung, Ablauf der Präsentation. Übrigens: dieser Teil wird im professionellen Medienbetrieb immer kürzer.

2. Nachrichtenfaktoren nutzen

Die Publizistikwissenschaft hat schon vor längerem untersucht, wofür sich das Publikum interessiert und nach welchen Selektionsmechanismen Themen ausgewählt werden. Gefragt sind Themen, die Betroffenheit auslösen, von menschlichen Schicksalen berichten, die uns nahe sind (kulturell oder geografisch), die Spannung auslösen. Auch Prominenz, Erotik, Kuriositäten und Humor sind Nachrichtenfaktoren. Haben Sie unter Ihren Referenzkunden einen Prominenten? Fragen Sie ihn, ob Sie das erwähnen dürfen. Vielleicht ist er sogar so begeistert von ihrem Produkt, dass er bereit ist, ein positives Statement abzugeben? Oder gibt es andere Nachrichtenfaktoren, die Sie in Ihre Präsentation einbauen können?

 

3. Emotionen ansprechen, Publikum involvieren

Die Massenmedien arbeiten heute fast nur noch so. Weil sie wissen: Einerseits bleiben Menschen am Ball, so lange das Thema emotional berührt: wenn George Clooney in ER den Defibrillator bedient und es um Leben und Tod geht, schaltet keiner weg. Machen Sie sich das zu Nutze und spielen Sie gezielt auf die Gefühle. Kommt hinzu: Auch bei vermeintlich rationalen Managern entscheidet oft doch die Intuition und das «Bauchgefühl». Rationale Argumente sind zwar wichtig – Sie bestätigen den Entscheidungsträgern, dass ihre Intuition richtig war. Das Bauchgefühl kommt aber zuerst. Sprich: Die Emotionen.

 

 

4. Bilder einsetzen

Wie erzielt man Emotionen? Der Schlüssel dazu sind Bilder. Die Leserforschung sagt: Das Auge des Zeitungslesers geht zuerst aufs Bild. Wenn dieses anspricht, wandert das Auge zur Bildunterschrift und von dort zum Titel. Im klassischen Print-Medium sind dies Fotografien, Illustrationen oder Karikaturen. Beliebt sind Bilder, die Menschen zeigen (Human Interest!). Grossaufnahmen sind gefragter als Totalen, weil sie die Aufmerksamkeit ganz gezielt auf die Hauptaussage lenken.

 

5. Mit bewegten Bildern bewegen

Video ist das ungeschlagene Medium, wenn Emotionen freigesetzt werden sollen. Das Medium stellt eine riesige Vielfalt von Instrumenten zur Verfügung, die kombiniert werden können, um Wirkung zu erzielen: Bildausschnitt, Licht, Schnittfolge, Unterlegung mit Geräuschen, Animationen – es sind kaum Grenzen gesetzt. In Präsentationen braucht es oft nur eine kurze Videosequenz, um den gewünschten Effekt, beispielsweise ein emotionales Involvment, herzustellen. Eine kurze Strassenumfrage vielleicht, in der Kundenwünsche abgefragt werden. Kinder, die ein Gerät bedienen und damit die Botschaft vermitteln: «Schaut her, es ist kinderleicht!» Professionelle Redner sammeln oft Videosequenzen zu ihren Themengebieten aus TV-Sendungen. Über die Zeit entsteht eine Datenbank, aus der Sie sich nur noch bedienen können.

 

 

6. In Bildern sprechen

Auch das Radio bedient sich der Bilder: Gutes Radio ist «Kino im Kopf». Bilder in der Form von Sprache. Konkrete statt abstrakte Formulierungen lassen in der Phantasie des Publikums einen Film ablaufen. Metaphern («Vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehen»), machen aus abstrakten Ideen konkrete Bilder. Geeignet sind aber auch Vergleiche: Dass pro Jahr 340’000 Quadratmeter Regenwald zerstört werden, ist wenig eindrücklich. Die Umrechnung, diese Fläche entspreche einem Fussballfeld alle zehn Sekunden, schon wesentlich mehr.

 

7. Storytelling

Die Medienrhetorik lehrt: Persönliche Beispiele, persönliche Erfahrungen und Geschichten sind eines der kräftigsten Mittel, um die eigene Botschaft zu unterstützen. Was Sie persönlich erlebt haben, kann auch ein kritischer Kunde kaum einfach ignorieren. Und wenn Sie noch eine zweite Geschichte haben, welche dieselbe Aussage verdeutlicht, wird auch das Killerargument «Einzelfall» ein zahnloser Tiger. 
Wichtig ist aber, wie Sie Ihre Geschichten präsentieren. Der Storytelling-Ansatz stellt dazu eine hilfreiche Anleitung zur Verfügung.

 

8. Raum und Bewegung

Raum bedeutet Macht: In vielen Unternehmen gilt noch immer: Je höher die Hierarchie, umso grösser das Büro. Reisen Sie First Class oder Economy? Gönnen Sie sich und Ihren Kunden genügend Platz, wenn Sie eine Präsentation halten. Und auch wenn Sie beim Kunden präsentieren. Bitten Sie die Assistentin des Geschäftsleiters, Ihnen den Raum grosszügig zu reservieren, damit Sie sich einrichten können. Und sind Sie sich bewusst: alles, was auch noch rumsteht, aber nicht benötigt wird, könnte von Ihrer Präsentation ablenken. Brauchen Sie das Rednerpult wirklich? Wollen Sie sich hinter dem Rednerpult verstecken – oder sind Sie selbstbewusst genug, sich im Raum frei zu bewegen (dabei, übrigens, sollte zumindest der oberste Jacketknopf immer geschlossen sein)? Wenn Sie spüren, dass sich in einer Ecke im Publikum Unruhe breit macht: oftmals ist es hilfreich, sich in diese Richtung zu bewegen.

 

9. Licht und Lichtführung

Für das TV ist Licht und die Lichtführung der zentralste Aspekt überhaupt. Ohne Licht kein TV-Programm. Nehmen Sie sich die Zeit, um die Lichtsituation in dem Raum zu überprüfen, in dem Sie präsentieren. Welcher Schalter bedient welche Lampe? Welche Lichtfarben stehen zur Verfügung – kaltes Neon? Oder wärmere Glühlampen? Lässt sich das Raumlicht dimmen? Können verschiedene Zonen im Raum einzeln angesteuert werden? (Z.B. gedämpfteres Licht im Publikumsraum, helleres Licht auf der Bühne oder beim Rednerpult?). Vielleicht können Sie sich sogar den Luxus leisten, dass Sie zu zweit präsentieren. Setzen Sie die zweite Person dann dafür ein, an den richtigen Stellen der Präsentation das Licht zu verändern. Die Aufmerksamkeit ist immer dort, wo das Licht ist. Hier liegt auch die Schwierigkeit an Powerpoint: Das Beamerlicht bindet die Aufmerksamkeit des Publikums an die Leinwand. Wenn es Passagen gibt, während derer Sie die Aufmerksamkeit auf sich lenken wollen, schalten Sie den Beamer auf schwarz (F5-Taste auf dem Computer).

 

10. Atem und Stimme

Professionelle Medienleute wissen: Die Stimme ist ein enorm wichtiges Instrument, um das Gegenüber zu erreichen. In der Stimme schwingt immer auch Ihre Stimmung mit – und Ihr Gegenüber nimmt das sehr genau wahr. Meist nicht rational und bewusst, aber «über den Bauch». Um Ihre natürliche Stimme zur Geltung zu bringen, muss das Zwerchfell richtig arbeiten können. Nervosität verhindert das oft und führt zur Hochatmung: Sie atmen nicht mehr «aus dem Bauch heraus». Abhilfe schaffen Sie, indem Sie sich vor dem Start auf eine konzentrierte, aber lockere Grundhaltung und auf Ihren Atem konzentrieren. Sie stehen aufrecht, der Hinterkopf bildet den höchsten Punkt Ihres Körpers. Das Gewicht ist gleichmässig auf beide Beine verteilt. Die Knie sind ein ganz klein wenig angewinkelt. Greifen Sie jetzt mit beiden Handflächen in Ihre Flanken. Spüren Sie, wie Ihr Bauch arbeitet, das Zwerchfell sich hebt und senkt? Falls nicht: Schliessen Sie die Augen. Atmen Sie bewusst ein und stellen Sie sich vor, wie sich die Luft in ihrem gesamten Rumpf ausbreitet – Voilà: Jetzt sind Sie bereit. Dank der Zwerchfellatmung trägt Ihre Stimme nun auch in grossen Räumen, ohne dass Sie Ihr Publikum anzuschreien brauchen.

Präsentationssoftware – Welche?

Wir werden immer wieder gefragt: Welche Präsentationssoftware ist denn nun die beste? Gibt es Alternativen zu Powerp0int?

Fakt ist: Ja, es gibt sie. Allerdings hat Microsoft ihre Powerpoint-Versionen sowohl für Windows als auch für Macintosh in den letzten Jahren so kräftig vorangebracht, dass bezüglich technischer Möglichkeiten zwar immer noch Unterschiede bestehen, die meisten allerdings eher im Bereich des persönlichen Geschmacks.

Welches sind also die Alternativen?

Keynote (ausschliesslich für Apple Macintosh)

Open Office Impress (für Windows, Linux und Macintosh)

Prezi (für Windows, Linux und Macintosh)

 

Zum Beispiel… Video-Einbindung!

Lange Zeit war die Videoeinbindung ein Grund, zumindest auf Macintosh-Rechnern das Apple-Programm «Keynote» dem De-Facto Standard vorzuziehen. Unterdessen allerdings schafft es Powerpoint, auch mit grossen Videodateien professionell umzugehen und bietet unterdessen die grössere Vielfalt, wie Videos auf dem Bildschirm abgespielt werden können. Soll ein Video nicht ganz gespielt werden, lassen sich Start- und Endpunkt bei Powerpoint für Windows unterdessen genauer einstellen als bei Keynote. Seit Powerpoint 2010 sind auch Sprungmarken möglich – eine Funktion, auf welche die Mac-User sowohl in Keynote wie auch in Powerpoint for Mac bislang vergeblich warten.

Auch in «Impress», der OpenOffice-Präsentationssoftware, ist es möglich, Videos einzubetten, allerdings bietet diese Präsentationssoftware klar weniger Möglichkeiten und Formate als die kommerziellen Produkte von Microsoft und Apple.

Insbesondere bei der Einbettung auf Windows-Rechnern ist darüberhinaus immer darauf zu achten, dass für das Abspielen von Videos auf einem anderen Computer erstens die Videofiles auch tatsächlich mit übertragen werden. Impress wie auch Powerpoint speichern die Videos nämlich nicht innerhalb der Präsentationsdatei, sondern verlinken nur auf diese.

Zweitens muss auch beachtet werden, dass auf dem Computer, auf dem die Videos abgespielt werden sollen, die dafür notwendigen Codecs vorhanden sind.

 

Ein Wort zu Prezzi

Noch immer hinter den Klassikern zurück, hat Prezi (sprich: «Präsi) in den letzten Wochen und Monaten eine immer grössere Fangemeinde erlangt. Das Programm, als als Cloud-Version kostenlos verfügbar ist (www.prezzi.com), löst sich von der linearen Abfolge von Slides und ermöglicht es, komplexere Strukturen und Zusammenhänge zu visualisieren. Wir sehen deshalb in der Software ein grosses Potential.

 

Software lernen – wie?

Für alle mit guten Englisch-Kenntnissen empfehlen wir die amerikanische Seite www.lynda.com. Diese Internet-Plattform bietet online-Kurse zu einer Vielzahl von Themen, insbesondere zu Computer-Applikationen. Darunter finden sich auch die gängigen Präsentations-Programme wie Powerpoint, Keynote, Prezi – nebst Lehrfilmen über Storytelling, Auftrittskompetenz und anderes.